【第2回｜AI社員の作り方】自分の業務を棚卸しして、AIに任せる仕事を見つけよう

前回は、「一人＋AI社員」で事業を動かすAIソロプレナーという働き方について紹介しました。

AIソロプレナーでは、人間が事業の方向性や最終判断を担い、調査・文章作成・資料作成などの仕事をAI社員に任せていきます。

しかし、実際にAI社員を作ろうとすると、最初に次のような疑問が出てきます。

「自分の仕事のうち、何をAIに任せればいいのだろう？」

そこで今回は、自分が普段行っている業務を棚卸しして、次の3つに分類します。

1. 人間がやる仕事
2. AIに補助してもらう仕事
3. AIに任せる仕事

この記事を読みながら実際に手を動かし、AI化の候補となる業務一覧を作っていきましょう。

なぜ最初に「業務の棚卸し」が必要なのか

AIツールを先に導入しても、任せる仕事が曖昧なままでは、うまく活用できません。

例えば、ChatGPTやClaudeに「自分の仕事を効率化して」とお願いしても、AIは次のような情報を知りません。

• 普段どのような仕事をしているのか
• どの業務に時間がかかっているのか
• どのような成果物が必要なのか
• どこまでAIに任せてよいのか
• どこから人間の確認が必要なのか

AI社員を作る場合も、人を採用する場合と同じです。

先に仕事を整理し、その後で担当者を決める。

この順番で考えることで、AIに任せる仕事や必要な機能が明確になります。

反対に、仕事を整理せずにAIツールを導入すると、最初は使ってみたものの、いつの間にか使わなくなる可能性があります。

そのため、AI社員を作る前に、まずは自分の仕事を見える化することが重要です。

STEP1：普段の業務をすべて書き出す

最初に、自分が普段行っている業務をすべて書き出します。

この段階では、AIに任せられるかどうかを考える必要はありません。

まずは、自分が何に時間を使っているのかを把握することが目的です。

例えば、私の場合であれば、次のような業務があります。

• YouTube動画の企画
• 動画の撮影・編集
• SNSへの投稿
• ブログ記事の作成
• 営業資料の作成
• 市場・競合リサーチ
• 問い合わせ対応
• 商談
• 請求書の作成
• 経理・事務作業

ここで重要なのは、仕事を大きな単位のまま書かないことです。

例えば、「YouTube動画を作る」という仕事は、実際には次のような複数の作業で構成されています。

• 動画のテーマを考える
• 関連情報を調査する
• 動画の構成を作る
• 台本を書く
• 撮影する
• 動画を編集する
• サムネイルを作る
• タイトルと概要欄を書く
• YouTubeへ投稿する
• 公開後の数値を確認する

「動画制作」という大きな単位のままでは、どの部分をAIに任せられるのかが分かりません。

実際に手を動かす作業単位まで分解することがポイントです。

業務を書き出すときの切り口

何から書けばよいか分からない場合は、次のような切り口で普段の仕事を振り返ってみましょう。

• 毎日行っている仕事
• 毎週・毎月繰り返している仕事
• 顧客や取引先とのやり取り
• 情報を探す、集める、整理する仕事
• 文章・画像・資料などを作る仕事
• 別のツールへ情報を転記する仕事
• 内容を確認・承認する仕事
• 請求、経理、事務に関する仕事
• 時間がなくて後回しになっている仕事

カレンダーやタスク管理ツール、メールの送信履歴などを見返すと、普段は意識していない細かな仕事も見つけやすくなります。

まずは直近1週間を振り返り、10個程度の業務を書き出してみましょう。

STEP2：業務の内容を整理する

業務を書き出したら、それぞれの業務について詳しい情報を整理します。

例えば、「ブログ記事の作成」であれば、次のように整理できます。

ここまで分解すると、次のような役割分担が見えてきます。

• 記事のテーマは人間が決める
• 情報収集や構成作成はAIに任せる
• 本文の下書きもAIに任せる
• 内容の確認と最終判断は人間が行う

このように業務を具体的に整理することで、AIに任せられる部分が見つけやすくなります。

STEP3：業務を3つに分類する

次に、書き出した業務を「人間がやる仕事」「AIに補助してもらう仕事」「AIに任せる仕事」の3つに分類します。

1．人間がやる仕事

経営判断、重要な商談、交渉など、責任や信頼関係を伴う仕事です。

AIに情報整理や選択肢の提案をしてもらうことはできますが、最終的な意思決定は人間が行います。

例えば、次のような仕事です。

• 事業の方向性を決める
• 顧客へヒアリングする
• 取引条件を交渉する
• 採用する人を決める
• 商品を試食・試飲して選ぶ
• 成果物を公開するか判断する

AIは判断材料を出すことはできますが、その結果に責任を持つことはできません。

そのため、重要な判断は人間が担当します。

2．AIに補助してもらう仕事

AIに調査・整理・比較・下書きなどを任せ、人間が確認・修正して完成させる仕事です。

現時点では、多くの知的業務がこの分類に入ります。

例えば、次のような仕事です。

• 市場や競合の調査
• ブログ記事の構成・下書き
• 営業資料のたたき台作成
• 問い合わせへの返信案作成
• 会議内容の要約
• 複数の見積もりの比較
• SNS投稿案の作成
• 動画台本の作成

最初からAIにすべて任せるのではなく、まずは人間の作業を補助してもらいます。

AIが作成した成果物を人間が確認し、問題がなければ少しずつ任せる範囲を広げていきます。

3．AIに任せる仕事

手順や判断基準がある程度決まっていて、AIがルールに沿って進めやすい仕事です。

例えば、次のような仕事があります。

• 定型フォーマットへの情報入力
• 会議録の作成・保存
• 指定した条件での情報収集
• 毎週のレポート作成
• 定型メールの下書き
• 成果物の指定フォルダへの保存
• データの分類・整理

ただし、AIに任せられそうな仕事でも、最初から完全自動化する必要はありません。

しばらくは人間が結果を確認し、品質が安定してから自動化の範囲を広げる方が安全です。

また、次のような元に戻しにくい操作には、人間の承認を入れます。

• 顧客へのメッセージ送信
• 契約
• 決済
• データの削除
• SNSやWebサイトへの公開

STEP4：AI化の候補を見つける

3つへの分類が終わったら、「AIに補助してもらう仕事」と「AIに任せる仕事」を見直します。

特に、次の特徴がある業務はAI化の候補です。

• 繰り返し発生する
• 作業に時間がかかっている
• 手順やフォーマットが決まっている
• 必要な情報をデータとして渡せる
• 成果物の良し悪しを確認できる
• 失敗しても人間が修正できる

例えば、毎週3時間かけて作成しているレポートをAIで1時間に短縮できれば、1カ月で約8時間を生み出せます。

一方で、月に1回、10分しか発生しない業務を自動化しても、大きな効果は期待できません。

大切なのは、AIにできるかどうかだけでなく、AIに任せることで本当に時間や負担が減るかを考えることです。

実践：業務棚卸しシートを作ろう

ここまでの内容をもとに、業務棚卸しシートを作成してみましょう。

最初から完璧な一覧を作る必要はありません。

まずは直近1週間の仕事を書き出し、その後も仕事をしながら、気づいた業務を追加していけば十分です。

この段階では、AI化する業務を一つに絞る必要もありません。

まずは候補を見える化し、自分の仕事のどこにAI社員を配置できそうかを把握しましょう。

まとめ

今回は、AI社員を作る前の準備として、自分の業務を棚卸しする方法を紹介しました。

業務棚卸しは、次の流れで進めます。

1. 普段の業務を作業単位で書き出す
2. 発生頻度や作業時間、成果物などを整理する
3. 「人間がやる」「AIに補助してもらう」「AIに任せる」に分類する
4. AIによって時間や負担を減らせそうな業務を見つける

今回のゴールは、すぐに業務を自動化することではありません。

自分がどの仕事に時間を使い、どの部分をAIに任せられそうかを見える化することが重要です。