【第7回】OutlookのメールをCopilotで活用する方法

Microsoft 365 Copilotを活用すると、Outlookに届いたメールの内容をAIに確認してもらうことができます。

• 「今週のメールで重要そうな件は？」
• 「今日の受信トレイで最も重要なことは何ですか？」
• 「どのメールに至急返信が必要？」

こういった質問をAIにすることで、メールを一件ずつ確認する手間を減らすことができます。

今回は、OutlookでCopilotを活用して、必要なメールを効率よく確認する方法を紹介します。

Outlook × Copilotとは？

Outlookは、Microsoftが提供するメール・予定表サービスです。

Microsoft 365 Copilotと組み合わせることで、Outlook上のメールについて自然な言葉で質問したり、内容を整理したりできます。

大量のメールが届いている場合でも、すべてのメールを一件ずつ確認するのではなく、Copilotに質問することで重要な情報を効率よく探せます。

今回は実際に、「今週のメールで重要そうな件は？」とCopilotに質問して、メールを確認してみます。

OutlookでCopilotを活用する方法

STEP1：Outlookを開く

まずはOutlookを開きます。

Outlookの画面右上にCopilotのアイコンが表示されていることを確認します。

STEP2：Copilotを開く

画面右上にあるCopilotのアイコンをクリックします。

すると、画面右側にCopilotのチャット画面が表示されます。

Copilotには、通常のチャットと同じように自然な文章で質問できます。

今回は、「今週のメールで重要そうな件は？」と入力してみます。

STEP3：メールについてCopilotに質問する

質問を送信すると、CopilotがOutlookのメールを確認し、質問に応じた回答を生成します。

今回の例では、今週受信したメールを確認し、重要そうなメールを整理してくれました。

このように、受信トレイを一件ずつ確認しなくても、Copilotに質問することで必要なメールを効率よく探すことができます。

Outlook × Copilotでできること

OutlookとCopilotを組み合わせることで、さまざまなメール業務を効率化できます。

1. 重要なメールを探す

大量のメールが届いている場合は、「今日の受信トレイで最も重要なことは何ですか？」と質問することで、確認すべきメールを探すことができます。

2. 返信が必要なメールを探す

例えば、「どのメールに至急返信が必要？」と質問することで、対応が必要そうなメールを確認できます。

メールを見落とすリスクを減らす用途にも活用できます。

3. 特定の条件でメールを探す

Copilotには、より具体的な条件を指定して質問することもできます。

例えば、「今週届いた○○に関するメールを探して」といった形で質問すれば、必要な情報を探しやすくなります。

4. 長いメールの内容を把握する

長文のメールや、何度も返信が続いているメールスレッドは、すべて読むだけでも時間がかかります。

Copilotを活用することで、メールの内容や重要なポイントを効率よく把握できます。

5. メールの返信を作成する

Copilotはメールを探すだけでなく、返信文の作成にも活用できます。

メールの内容に合わせた文章作成をAIにサポートしてもらうことで、日々のメール対応にかかる時間を削減できます。

OutlookでCopilotを使うときの注意点

Copilotは便利な機能ですが、生成された内容が必ず正しいとは限りません。

重要なメールや取引先とのやり取りについては、Copilotの回答だけで判断せず、必ず元のメールも確認しましょう。

また、Copilotが参照できる情報は、ユーザー自身がアクセス権限を持っている情報が基本となります。

そのため、Microsoft 365を社内で導入する場合は、Copilotの活用だけでなく、ファイルやメールなどのアクセス権限を適切に管理することも重要です。

まとめ

今回は、OutlookでMicrosoft 365 Copilotを活用する方法を紹介しました。

• 重要なメールを探す
• 返信が必要なメールを確認する
• 特定のメールを検索する
• 長いメールの内容を把握する
• メールの返信文を作成する

OutlookとCopilotを組み合わせることで、このような作業を効率化できます。

毎日大量のメールを確認している方にとって、Copilotはメール確認にかかる時間を削減する便利なツールです。

まずは、「今日の受信トレイで最も重要なことは何ですか？」のような簡単な質問から試してみてはいかがでしょうか。