【第6回】OneDriveの社内資料をCopilotで活用する方法

会社では、マニュアルや企画書、会議資料など、さまざまな社内資料が作成されています。

しかし、資料が増えてくると下記のような不都合が生まれます。

• 「必要な情報がどこにあるのか分からない」
• 「長い資料を読むのに時間がかかる」
• 「過去の資料から必要な情報を探すのが大変」

Microsoft Copilotを活用すると、OneDriveに保存されている資料について質問したり、内容を要約したりできます。

今回は、OneDriveに保存した資料を使って、実際にCopilotで内容を確認する方法を紹介します。

OneDriveとは？

OneDriveは、Microsoftが提供しているクラウドストレージサービスです。

WordやExcel、PowerPointなどのファイルをクラウド上に保存し、さまざまなデバイスからアクセスできます。

個人で作成した資料だけでなく、業務で利用するマニュアルや企画書、会議資料などを保存・管理する用途にも利用できます。

Copilotと組み合わせることで、OneDriveに保存した資料を開いて読むだけでなく、AIに質問しながら必要な情報を確認できるようになります。

OneDriveで社内資料をCopilotで活用する方法

それでは、実際にOneDriveに保存されている資料をCopilotで確認してみましょう。

今回は、Wordで作成した「AI活用社内研修」の案内資料を使用します。

STEP1：OneDriveで資料を選択し、Copilotを起動する

まずOneDriveを開き、Copilotで利用したいファイルを選択します。

今回の例では、Wordで作成した「AI活用社内研修」の案内資料を選択します。

ファイルを選択した状態で、画面右下の「Copilot」アイコンをクリックします。

STEP2：資料について質問する

今回は、「このファイルを要約してください」と依頼します。

Copilotがファイルの内容を読み取り、研修のタイトル・対象・日時・目的・内容などを整理して回答してくれます。

OneDrive × Copilotでできること

1. 社内資料について質問する

資料の内容について、自然な言葉で質問できます。

「この研修の対象者は誰ですか？」

「研修では何を学べますか？」

と質問すれば、資料の内容をもとに回答してもらえます。

2. 長い資料を要約する

ページ数の多い資料をCopilotに要約してもらうこともできます。

資料の概要を短時間で把握したいときに便利です。

3. 必要な情報を探す

資料を最初から読みながら情報を探す代わりに、Copilotに直接質問できます。

例えば、「申し込み方法について教えてください」と質問することで、必要な情報を効率よく確認できます。

4. 複数の資料から情報をまとめる

複数のファイルを対象に、内容を比較したり、情報を整理したりすることもできます。

複数の資料を一つずつ確認する手間を減らせます。

5. 社内マニュアルやナレッジを活用する

OneDriveやSharePointに社内マニュアルや業務資料を保存しておけば、Copilotを使って必要な情報を確認できます。

例えば、「経費精算の方法を教えてください」「新入社員が最初に行う作業を教えてください」といった形で、社内の情報を探す用途にも活用できます。

OneDriveを使うときの注意点

Copilotは便利ですが、回答が必ず正しいとは限りません。

契約内容や金額、社内ルールなどの重要な情報については、Copilotの回答だけで判断せず、元の資料も確認するようにしましょう。

また、利用できるCopilotの機能は、契約しているMicrosoft 365やCopilotのライセンスなどによって異なる場合があります。

実際に導入する場合は、自社の契約内容や利用できる機能を確認しておきましょう。

まとめ

OneDriveに社内資料を保存しておけば、Copilotを使って資料について質問したり、内容を要約したりできます。

これまで、資料を探す → ファイルを開く → 内容を読む → 必要な情報を探すと行っていた作業を、Copilotへの質問によって効率化できます。